COVID-19 UPDATE - AUGUSTUS 2020

Beste deelnemer,

het enthousiasme van jullie is groot om aan de start te kunnen verschijnen van de Belgian Westhoek Classic. Dat motiveert ons enorm onze voorbereidingen verder te zetten, desondanks de verstrengde -in vergelijking met ons laatste nieuwsbericht van juli- maatregelen die momenteel van toepassing zijn.

Met name catering en alle locaties waar groeperingen plaatsvinden kregen strengere normen opgelegd. Hierdoor werken we ter voorbereiding van het evenement momenteel aan 2 parallelle pistes waarbij ten allen tijde het sportief gedeelte (waarvoor we gisteren nog de laatste vergunning hebben ontvangen...) gegarandeerd blijft! We moeten er ons wel van bewust zijn dat alle randactiviteiten, los van het sportief gedeelte, mogelijks een compleet ander verloop zullen kennen. Alle mogelijke alternatieven werden door het organisatiecomité in de afgelopen weken besproken, geanalyseerd en opgenomen in 'plan B'. We wachten nog even de beslissingen af van de Nationale Veiligheidsraad die eind augustus opnieuw zal zetelen en houden er ons aan om u aansluitend alle details uit de doeken te doen.

Om onze voorbereidingen op schema te houden, sluiten we op 25 augustus de betalingstermijn definitief af. Wie zijn inschrijvingsrecht niet heeft overgemaakt voor deze datum, zal niet kunnen deelnemen aan het evenement. Wie gezien de huidige omstandigheden om persoonlijke redenen liever niet deelneemt, is verzocht om ons voor 25 augustus zijn annulatie kenbaar te maken. We dragen veiligheid weliswaar hoog in ons vaandel en u mag er zeker van zijn dat onze aangepaste organisatorische aanpak u geen 'groepsverplichtingen' zal bezorgen. Als we de lijn doortrekken met andere recent georganiseerde wedstrijden, dan zien we ook slechts een gering aantal vrijwillige annulaties. Na 25 augustus kan annuleren op eigen initiatief enkel maar via de voorziene annulatiecondities die in het reglement opgenomen zijn. Het spreekt voor zich dat, indien we noodgedwongen het evenement moeten annuleren, we de uitgevoerde betalingen op een correcte wijze verwerken zoals beloofd bij het openen van de inschrijvingen! Maar laten we daar even niet van uitgaan en actief werk maken van een parallelle organisatie van 'plan A' en 'plan B'.